デンソー健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

デンソー健康保険組合(以下「当組合」といいます)におきましては、被保険者の方やその扶養者(ご家族)の方(以下、合わせて「加入者」といいます)から提出していただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等で受診された際に医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」といいます)」(特に断りが無い限り療養費に関するもの(柔道整復師からの請求書等)を含みます)に記載されている個人情報、健康診断(がん検診等を含む、以下同様)を受けられた際の健診結果数値等(以下「健診データ」といいます)の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険の業務に利用いたします。

なお、当組合が保有する加入者の個人情報については、当組合が実施する健康保険の業務以外には用いません。
 当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」こと、及び「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする業務に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいとされております。

したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や活用方法について、次のように公表いたします。

1.適用関係の各種届出などについては、以下のように利用します。

  • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(健康保険被保険者証(以下「保険証」といいます)の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」といいます)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
  • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、被扶養者(申請)現況届や課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  • 「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」のチェック作業が終了した後、保険証の発行を行います。
  • 「被保険者資格喪失届」提出の際に、保険証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  • マスターに登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
  • マスターを用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者の抽出や加入者の連絡等に利用します。
  • マスターの住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も、必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することがあります。
  • 医療機関や他の保険者(区市町村、全国健康保険協会を含みます)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  • 「算定基礎届」、「月額変更届」「被保険者賞与支払届」等によるデータをマスターに取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含みます)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
  • 「産休・育休等取得者申出書」等によるデータをマスターに取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の免除を行います。
  • 健診受診(含む歯科健診など)対象者について、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データ、続柄を、契約健診機関等及び同機関の提携または委託機関に渡し、健診案内や健診結果の送付等に利用します。
  • 直営保養所利用者について、マスターの保険証の記号番号、氏名、性別、住所データ等を外部委託業者に渡し、施設の利用申し込み等に利用します。
  • 当組合の機関誌を被保険者または被扶養者に配布するため、マスターの保険証の記号番号、氏名、住所データを外部委託業者に渡し、各家庭に送付します。
  • 常備薬の配布について、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、住所データを家庭用常備薬斡旋業者や配送業者に渡し、常備薬配布に利用します。
  • 体力づくり教室、レディースエクササイズ等の開催に当り、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日等を申込み受付委託業者に渡し、申込みの受付、受講資格の確認、申込者への案内、受講者の出欠確認のための名簿作成等を行います。また、天引き額とマスターの保険証の記号番号、氏名等を、事業主(または給与支払い代行会社)に渡し、受講料の給与天引きに利用します。給与天引きができない方については、請求金額、マスターの氏名、住所データ等を、代金回収委託業者に渡し、受講料の振込みに利用します。
  • インフルエンザ予防接種の費用補助に当り、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、住所データ、続柄を外部委託機関に渡し、実施案内や補助券の作成等に利用します。
  • ウォーキング大会等の体育奨励行事を開催するに当り、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日等を申込み受付委託業者に渡し、申込みの受付、参加資格の確認、申込者への案内等を行います。
  • 前期高齢者の家庭訪問に当り、訪問対象者について、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データ、続柄、レセプトデータ、健診データを、訪問委託業者に渡し、訪問時の指導に利用します。
  • 生活習慣病を予防、改善するための各種プログラムの運営に当り、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データおよび健診データを委託機関に渡し、案内や資料送付、保健指導等に利用します。
  • 糖尿病性腎症など慢性腎臓病(CKD)の重症化予防プログラムの運営に当り、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、健診データを委託機関に渡し、保健指導に利用します。
    事業主の主催で健康に関する講演会などが開催される際に、開催に必要な参加者情報を主催者側と共有します。
  • 上記の他、各種保健事業の実施に当り、マスターの氏名、住所データ等を印刷業者等に渡し、開催案内・募集用紙等の印刷を依頼することがあります。

2.現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように利用します。

  • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者にマスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
  • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  • 傷病手当金並びに延長傷病手当金付加金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては、医療機関等に治療状況等を確認又は訪問調査した上で、給付の決定を行います。
  • 装具等の療養費の申請書については、申請書とともに「医師の意見書及び装具装着証明書」、「装具作製確認書」、領収書、作製装具の写真等を提出していただき、レセプトデータを用いて申請内容を確認した上で、療養費の給付の決定を行います。また、申請書等のイメージ登録を外部業者に委託し、電子データとして保存します。

3.レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金並びに直接審査支払によりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、紙のレセプトの場合は、必要に応じて、外部委託業者にイメージの作成およびパンチ入力をさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。

  • レセプトデータを外部委託業者に渡して、その内容をチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金や直接審査支払機関または接骨院等に対し、再審査の依頼または(全額または一部金額の)不支給を決定・通知します。
  • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
  • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
  • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。医療費分析のため、レセプトデータを、マスターの各種データ、健診データとともに、特定のデータ処理業者へ渡します。
  • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
  • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金他)の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、傷病手当金、傷病手当金付加金並びに延長傷病手当金付加金の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
  • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  • レセプトデータを基に、外部委託業者にて医療費通知を作成し、加入者に通知します。
  • レセプトデータの中から、高齢者などの長期療養者などを抽出し、保健師や外部委託業者による相談事業を実施します。
  • 交通事故等第三者の行為によって医療機関にかかり、保険証を用いた診療が行われた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費証明として提出します。
  • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳する必要がある場合、外部翻訳業者に委託します。(翻訳は原則、申請者ご自身で行っていただき、当組合では行いません。止むを得ず、当組合で翻訳した場合は、その費用は申請者に請求します。)
  • 労働基準監督署からのレセプトの開示要求に対して、レセプトを開示します。
  • 裁判所・警察等の公的機関からの情報開示に対して、レセプトを開示します。
  • 健康保険組合連合会(以下「健保連」といいます)が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトのコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
  • 複数の健康保険組合による診療報酬明細書点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
  • レセプトデータに基づき、データ処理業者に依頼して、医療機関や調剤薬局で処方された薬品をジェネリック薬品で代替することが可能な方を抽出し、該当者にジェネリック薬品の案内を行います。

4.ご家族向けの健診については、健診受託業者や医療機関に業務委託して実施します。被保険者のうち希望者についても、同様に実施します。

  • 健診データについては、受診者に通知するとともに、当組合も健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • 健診データをマスターに保存し、今後のデータと比較することによって、各種保健事業や保健指導の参考資料とします。

5.その他保健事業の実施について

  • 特定健診・特定保健指導等の準備や実施等のため、事業主から被保険者の健診等の情報を入手します。その情報並びに被扶養者の健診等の情報を分析や計画立案や評価のため、外部委託業者に渡します。
  • 保健指導受診申し込み者について、マスターの保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データ及び健康度評価結果を契約健診機関等に渡します。
  • 健康講演会や健康づくり、体力づくり教室等の参加者名簿を参加者や主催者に公開します。
  • 加入者から提出していただいた写真や感想文に事業所名、名前を付し、機関誌等に掲載します。

6.役職員の人事関係データ及び組合会の議員名簿、事業所担当者名簿について

  • 役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
  • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、事業主への費用支払い時の確認等に用います。
  • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
  • 組合会の議員名簿、理事名簿は、組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  • 事業所担当者名簿は、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。

7.特定個人情報について

  • 特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
    特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
    なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1,2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

8.匿名加工情報

  • 当健康保険組合では、保健事業や疫学調査等、加入事業者の健診内容の検討及び健診の受診勧奨のために、外部委託業者により匿名加工情報を継続的に作成し、電子的な通信手段を用いてレセプト分析業者及び加入事業所に提供いたします。作成及び提供する匿名加工情報に含まれる情報の項目は以下の通りです。なお、この匿名加工情報には、個人を特定できる情報は含まれておりません。
    1. 性別
    2. 生年月
    3. 当健康保険組合への加入時期
    4. 当健康保険組合からの喪失時期
    5. 本人・家族区分
    6. 診療報酬明細書の受診履歴
    7. 健診の受診履歴

    通常の業務で想定される主な利用目的はこちらをご覧ください。

     また、健保組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

    1. 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、「機密文書管理規程」に則り、規定保存年数まで所定の保管場所に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
      また、紙以外の媒体による個人情報については、「紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程」に則り、適正に保存管理を行います。
    2. 規定の保存年数を経過した個人情報や処理が終わり不要となった個人情報については、紙の書類は読みとれない大きさに裁断のうえ廃棄するか、外部委託業者に委託して溶解処理を行います。
      また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読み取れないようにして廃棄またはリース返却するか、外部業者に委託して、適切に廃棄します。

以上